keputusan manajemen dan organisasi data

2.1. Pengambilan Keputusan

Menurut Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang Nobel dari Carnegie-Mellon University, keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan (continuum) dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung yang lain.

Keputusan terprogram bersifat berulang dan rutin, sampai pada batas hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru tiap kali terjadi).

Sedangkan keputusan tak terprogram bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum begitu penting sebelumnya atau karena sifat dan struktur persisnya tidak terlihat atau rumit, atau karena begitu penting sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus”.

Baru pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, keduanya professor MIT. Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi computer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang telah dikenal sebagai Gorry and Scott Morton Grid. Matriks (grid) ini, digambarkan pada gambar dibawah ini, didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.

2.2. Decision Support System (DSS).

Definisi awalnya adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mendukung manajemen pengambilan keputusan.
Sistem berbasis model yang terdiri dari prosedur-prosedur dalam pemrosesan data dan pertimbangannya untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan. Agar berhasil mencapai tujuannya maka sistem tersebut harus: (1) sederhana, (2) robust, (3) mudah untuk dikontrol, (4) mudah beradaptasi, (5) lengkap pada hal-hal penting, (6) mudah berkomunikasi dengannya. Secara implisit juga berarti bahwa sistem ini harus berbasis komputer dan digunakan sebagai tambahan dari kemampuan penyelesaian masalah dari seseorang.
Finlay (1994) and others define a DSS rather broadly as "a computer-based system that aids the process of decision making.”
Turban (1995) defines it more specifically as "an interactive, flexible, and adaptable computer-based information system, especially developed for supporting the solution of a non-structured management problem for improved decision making. It utilizes data, provides an easy-to-use interface,and allows for the decision maker's own insights."
For Keen and Scott Morton (1978),a DSS couples the intellectual resources of individuals with the capabilities of the computer to improve the quality of decisions ("DSS are computer-based support for management decision makers who are dealing with semi-structured problems").
For Sprague and Carlson (1982), DSS are "interactive computer-based systems that help decision makers utilize data and models to solve unstructured problems."
Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1) Sistem yang berbasis komputer

2) Dipergunakanuntuk membantu para pengambil keputusan

3) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual;
4) Melalui cara simulasi yang interaktif;
5) Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.
Karakteristik 4 dan 5 merupakan fasilitas baru yang ditawarkan oleh DSS belakangan ini sesuai dengan perkembangan terakhir kemajuan perangkat komputer.
Langkah-langkah Pengambilan Keputusan meliputi fase-fase :
Intelligence = kegiatan untuk mengenali masalah, kebutuhan atau kesempatan
Design = cara-cara untuk memecahkan masalah / memenuhi kebutuhan
Choice = memilih alternatif keputusan yang terbaik
Implementasi yang disertai dengan pengawasan dan koreksi yang diperlukan 

2.2.1. Tujuan DSS

Perintis DSS yang lain di MIT, Peter G. W. Keen, bekerja sama dengan Scoot Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus:
• Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
• Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS – struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.
Mengapa menggunakan DSS?
• Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tak stabil.
• Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.
• Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis.
Sistem komputer perusahaan tak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas, dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan.

STRUKTUR  ORGANISASI

•Struktur suatu Organisasi menggambarkan bagaimana organisasi itu mengatur dirinya sendiri, bagaimana mengatur hubungan antar orang dan antar kelompok.

•Struktur Organisasi adalah suatu keputusan yang diambil oleh organisasi itu sendiri berdasakan situasi, kondisi dan kebutuhan organisasi.

•Struktur suatu Organisasi ada kaitannya dengan tujuan, sebab struktur organisasi itu adalah cara organisasi itu mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingin dicapainya.

•Struktur Organisasi adalah unik untuk setiap organisasi.

1. UKURAN (SIZE) :

  - makin besar akan semakin komplek  semakin impersonal, semakin

    lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan.

  - ukuran menciptakan dilemma.

  - tak ada yang tahu ukuran yang optimum

2. RENTANG KENDALI :

  - Jumlah orang yang langsung di bawah pengawasan dan tanggung-

     jawab seorang pejabat/pemimpin.

  - Jumlah yang optimum adalah antara 6 - 10.

  - Kalau terlalu banyak tidak akan bisa diawasi dan disupervisi  secara

     optimal.

3. JUMLAH TINGKATAN HIRARKHI :

  - Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal. 

  - Sebaiknya tak terlalu banyak.

  - Perhatikan efektivitas komunikasi.

4. STRUKTUR KEWENANGAN :

  - Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi

    organisasi.

  - Siapa saja yang termasuk dalam struktur ?

  - Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan.

  - Pendelegasian wewenang.

5. STRUKTUR KOMUNIKASI :

  - Variabel yang terpenting.

  - Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah.

  - Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal. 

6. STRUKTUR TUGAS :

  - Sama dengan struktur peranan.

  - Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-

    anggotanya.

  - Apakah semua pekerjaan terbagi habis ?

  - Apakah semua anggota mendapat peranan ?

  - Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan ?

7. STRUKTUR STATUS DAN PRESTIS :

  - Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang

    diberikan ?

  - Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi

    anggota organisasi ?

  - Apakah prestis terbagi secara merata ?

  - Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua

    anggota ?

8. JARAK PSIKOLOGIS :

  - Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang - orang di bawah

  (yang melakukan pekerjaan).

  - Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi.

  - Menunjukkan kemudahan komunikasi ver-

    tikal effektif/tidak.